Cómo construimos un dashboard que envía el resumen de ventas cada lunes a las 9h por WhatsApp

Nuestro cliente gestionaba un e-commerce de productos artesanales y cada lunes empezaba la semana igual: abría Shopify para ver las ventas del fin de semana, luego Google Analytics para revisar el tráfico, luego el Administrador de anuncios de Meta para ver el gasto y el ROAS, y finalmente lo juntaba todo en un Excel a mano. El proceso le llevaba entre 45 minutos y una hora y media cada semana, dependiendo de cuántos problemas encontrase.

Implementamos un flujo n8n que hace exactamente eso — recoger todos esos datos, analizarlos y enviar un resumen estructurado por WhatsApp — de forma automática, todos los lunes a las 9:00h, sin que nadie tenga que hacer nada.

Las fuentes de datos que conectamos

El flujo n8n paso a paso

Trigger: cron job cada lunes a las 8:50h

n8n tiene un nodo de tipo Schedule (cron) que ejecuta el flujo en el momento programado. Lo configuramos para que se active a las 8:50 — diez minutos antes de las 9 — para que las llamadas a APIs tengan tiempo de completarse y el mensaje llegue puntual.

Extracción de datos de Shopify (API REST)

n8n tiene un nodo nativo de Shopify. Lo configuramos para extraer los pedidos del período anterior (de lunes a domingo de la semana pasada), calcular el total de ventas, el número de pedidos, el ticket medio y los 3 productos más vendidos. También extraemos los carros abandonados del período para incluirlos como señal de alerta si son excepcionalmente altos.

Extracción de Google Analytics 4 (Data API)

La GA4 Data API requiere autenticación con una cuenta de servicio de Google Cloud. Una vez configurada (proceso de 20 minutos), el nodo HTTP de n8n puede pedir cualquier combinación de dimensiones y métricas del período. Pedimos: sesiones, usuarios nuevos, tasa de conversión del e-commerce, fuente/medio de tráfico principales y páginas de mayor abandono.

Extracción de Meta Ads Marketing API

Meta tiene una Marketing API que devuelve métricas de campañas con autenticación por token de larga duración. Pedimos: gasto total de la semana, impresiones, clics, conversiones atribuidas y ROAS. Si el ROAS está por debajo de 1,5 (umbral definido por el cliente), el mensaje incluye una alerta específica.

Análisis y redacción con GPT-4o

Con todos los datos recogidos, los enviamos a GPT-4o con un prompt que incluye el contexto del negocio (objetivos semanales, alertas configuradas) y le pedimos que redacte el resumen en formato WhatsApp: con emojis como marcadores visuales, en español coloquial pero profesional, y con una frase final de observación sobre la tendencia más relevante de la semana.

Envío por WhatsApp Business API

El mensaje final se envía al número del propietario a través de la WhatsApp Business API. Si hay alertas (ROAS bajo, ventas significativamente por debajo de la semana anterior, spike inesperado de carros abandonados), el mensaje lleva una sección de alertas antes del resumen normal.

Cómo es el mensaje que recibe

El tiempo que lleva configurarlo

Para este cliente el proceso completo fue de 3 días laborables: medio día para configurar las credenciales de APIs (Shopify, Google Cloud, Meta), un día para construir y probar el flujo, y medio día para ajustar el formato del mensaje según las preferencias del cliente y hacer la primera ejecución en vivo.

Qué se puede personalizar

• Frecuencia: diario, semanal o mensual según las necesidades del negocio.
• Hora de envío y destinatarios (puede enviarse a varios números o a un grupo de WhatsApp).
• Alertas configurables: ROAS mínimo, ventas por debajo de X€, spike de devoluciones.
• Fuentes adicionales: cualquier plataforma con API (Amazon Seller, Google Ads, Stripe, WooCommerce).
• Formato alternativo: en lugar de WhatsApp, puede enviarse por email, Telegram o publicarse en un canal de Slack del equipo.