El flujo n8n que responde WhatsApp, cualifica leads y los mete en tu CRM sin tocar el móvil
Un centro de estética en Torremolinos recibía una media de 25 mensajes de WhatsApp diarios: preguntas de precio, peticiones de cita, dudas sobre tratamientos. La propietaria los respondía ella misma, entre cliente y cliente, desde el móvil personal. El tiempo que dedicaba: entre 1,5 y 2 horas al día. Los mensajes que llegaban fuera del horario de trabajo o en momentos de cliente: sin respuesta hasta el día siguiente, o directamente sin respuesta.
Implementamos este flujo en 4 días. Ahora el sistema responde en 90 segundos, cualifica el lead y lo registra automáticamente. La propietaria solo interviene cuando el lead está listo para confirmar cita.
El flujo completo, nodo a nodo
Este es el flujo tal como está construido en n8n. Cada nodo tiene una función específica y puede modificarse de forma independiente sin romper el resto del sistema.
Webhook de WhatsApp Business API
Cada mensaje entrante activa el flujo. n8n recibe el número del remitente, el nombre del contacto (si está guardado), el texto del mensaje y el timestamp. Si el mensaje incluye un audio, se transcribe automáticamente con Whisper antes de continuar.
OpenAI GPT-4o — Intención del mensaje
El texto se envía a GPT-4o con un prompt específico del negocio (servicios disponibles, precios orientativos, política de citas). El modelo clasifica el mensaje en: consulta de precio, solicitud de cita, pregunta sobre un tratamiento específico, o mensaje no accionable. También extrae el nombre del tratamiento de interés si aparece en el mensaje.
Switch según intención detectada
Según la clasificación del nodo anterior, el flujo toma caminos diferentes. Hay cuatro ramas: precio, cita, tratamiento, y "humano necesario". Esta última rama es para mensajes ambiguos o reclamaciones — se deriva directamente a la propietaria con una notificación de alerta.
Redacción y envío de respuesta
GPT-4o redacta una respuesta en el tono del negocio (definido en el prompt base), incluyendo la información relevante y una pregunta de cualificación: "¿Para cuándo buscas disponibilidad?" o "¿Es la primera vez que vienes al centro?". La respuesta se envía por WhatsApp en menos de 90 segundos desde que llegó el mensaje original.
Google Sheets / Notion
Si el lead responde confirmando interés en una cita, se crea automáticamente una fila en la hoja de Google Sheets del negocio con: nombre, teléfono, tratamiento de interés, disponibilidad indicada y fecha de primer contacto. La propietaria ve un panel limpio donde cada fila es un lead cualificado listo para confirmar.
WhatsApp a la propietaria
Cuando un lead pasa el filtro de cualificación, la propietaria recibe un mensaje de WhatsApp con el resumen: "Nueva cita potencial — María García, tratamiento: depilación láser, disponibilidad: esta semana por la tarde. Está en la hoja." Solo entonces interviene para confirmar hora y enviar recordatorio.
Cómo se ve desde el lado del cliente
Esta es una conversación real (datos modificados) de las primeras semanas de funcionamiento del sistema:
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Herramientas y coste mensual
- n8n self-hosted en VPS (Hetzner CX11 — 4,51€/mes): el servidor donde corre todo el flujo.
- WhatsApp Business API vía 360dialog (~20€/mes de acceso + ~0,06€ por conversación): el canal de comunicación oficial de Meta.
- OpenAI API (GPT-4o): para 25 conversaciones diarias, el coste oscila entre 8-15€/mes.
- Google Sheets: gratuito. Es la base de datos de leads cualificados.
Coste total mensual: entre 35 y 50€. El tiempo ahorrado a la propietaria: 1,5-2 horas diarias, o entre 40 y 55 horas al mes.
Importante: Para usar WhatsApp Business API de forma oficial, el número debe estar verificado por Meta. El proceso de verificación tarda entre 1 y 5 días laborables y requiere tener un perfil de empresa en Facebook. No se puede hacer con un número personal de WhatsApp normal.
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